Tegenwoordig lijkt iedereen de pen op te pakken. Wie schrijft die blijft. En iedereen kan schrijven toch? Mwah… in principe wel. Helaas zie ik in de praktijk ook heel veel teksten voorbijschuiven waar het niet helemaal goed gaat. En dat is een understatement. Daarom hier – voor iedere auteur in spe – 8 onmisbare tips die helpen om een tekst aan te scherpen.

1. Belangrijkste eerst

Een goed verhaal – of dat nou een brief is, een marketingtekst of een boek – begint met het beantwoorden van de what’s-in-it-for-me-vraag. De wat?! De vraag wat je lezer heeft aan jouw verhaal. Waarom hij/zij het moet lezen. Dagelijks worden we overspoeld met verhalen. Niet alle content is interessant voor iedereen. Om je doelgroep te vangen is het belangrijk dat je meteen duidelijk maakt waar het verhaal over gaat. Zo weet je doelgroep meteen of het lezen wel de moeite waard is.

Begin daarom met een duidelijke titel en zet het belangrijkste in de eerste alinea of je eerste hoofdstuk. De kern van je verhaal. Voor wie is het bedoeld? Waar gaat het over? Wat kun je ermee? Zeker bij DM-brieven of emailmarketing is je eerste zin (vaak de onderwerpregel) de binnenkomer. Is voor je klant niet direct herkenbaar dat het voor hem/haar een belangrijke boodschap is, dan vliegt je brief linea recta de prullenbak in.

Met duidelijkheid kun je natuurlijk ook lezers verliezen. Maar dat geeft niet, want deze mensen horen dan gewoon niet tot de doelgroep die je wilt bereiken. Het gaat niet om kwantiteit, maar om kwaliteit.

2. Goede structuur

Het is essentieel om je tekst goed te structureren. En dat op een voor de lezer zo logisch mogelijke manier. Waarom? Je hersenen ordenen alle nieuwe informatie. Is het bekende informatie? Is het nieuwe informatie? In welke context moet je het plaatsen? Al direct bij binnenkomst beginnen onze hersenen met filteren en in hokjes plaatsen. Wil je zeker weten dat jouw verhaal meteen in de juiste context gelezen en begrepen wordt, neem je lezer dan stap-voor-stap mee in je verhaal. Een duidelijke structuur is daarbij onmisbaar.

  • Beperk je tot één duidelijke kernboodschap per brief (of hoofdstuk van je boek).
  • Zorg voor een logische volgorde. Een geschiedenisoverzicht is bijvoorbeeld al geordend door de tijd. Je kunt daarin dan een subordening aanbrengen, maar hou perioden bij elkaar. Ga niet steeds opnieuw in de tijd verspringen want dat werkt verwarrend.
  • Zorg voor logische overgangen zodat je in de voorafgaande alinea toewerkt naar de volgende.
  • Schrijf je een boek waarvan de lezer de inhoud moet kunnen onthouden? Herhaal dan de kern van je verhaal regelmatig en vat lange stukken nog een keer in een concluderende zin samen.

3. Spreek de taal van je doelgroep

Spreek de taal van je doelgroep. Dat is de vuistregel. Maar wat als je doelgroep heel verschillend is? Probeer dan in ieder geval vakjargon te vermijden. Jargon zorgt voor een afstand tussen jou en je doelgroep. Het kan natuurlijk een bewuste keuze zijn, bijvoorbeeld wanneer je je vakkundigheid wilt laten blijken. Maar de ervaring leert dat jargon meestal werkt als een veilige jas waarin je onzekerheid en soms zelfs onkunde goed kunt verhullen. Een echte specialist kan zijn/haar boodschap ook in spreektaal vertellen. En eerlijk gezegd, is jargon niet meer van deze tijd. In de huidige netwerksamenleving staat de klant centraal. Dan wil je afstand juist zoveel mogelijk overbruggen.

Dus dan alles maar in jip-en janneketaal? Nee. Je klanten zijn meestal geen kinderen. En je wil ze zeker niet het gevoel geven dat je ze niet helemaal voor vol aanziet. Wat dan? Gebruik zoveel mogelijk spreektaal. Dat is voor iedereen begrijpelijk. En het leest ook voor mensen met een hoog opleidingsniveau lekker weg. Het is misschien niet altijd even chique, maar dat kun je dan weer wat oppoetsen door hier en daar wat woordjes te vervangen.

4. Leestekens

Leestekens zijn nodig om een tekst leesbaar te maken. Maar leestekens kunnen ook een leesstop zijn. Een obstakel. Tekst die tussen haakjes staat of aanhalingstekens bijvoorbeeld. Probeer daarom alleen de écht nodige leestekens in een tekst te zetten.  Citaten kun je bijvoorbeeld ook cursief maken. En van tekst tussen haakjes maak je gewoon een aparte zin. Dat leest echt vele malen lekkerder.

5. Voorzichtig met lijdende vormen

Tegenwoordig is passief schrijven bijna overal een no-go. Alleen korte (daad)krachtige zinnetjes zijn gewenst. (Ha! Ook passief!)

Passief taalgebruik maakt een tekst al snel onpersoonlijk. En dat is natuurlijk niet wat je wil bereiken. Toch heeft de lijdende vorm een functie. Denk bijvoorbeeld aan het verschil tussen:

  1. U bent verplicht om dit formulier in te vullen (passief)
  2. Wij verplichten u om dit formulier in te vullen of het populaire U moet dit formulier invullen. (actief)

Of

  1. Hier wordt gewerkt! (passief)
  2. Wij werken hier! (actief)

Passieve vormen hebben vaak een subtiel verschil in betekenis. En in toon. En dat maakt soms nét het verschil tussen een aangename tekst en een nare tekst. Dus: voorzichtig met lijdende vormen, maar sluit ze niet per definitie uit.

6. C’est le ton qui fait la musique (let op de taalkleur)

De tone of voice is erg belangrijk. Hoe spreek je de lezer aan? Kies je voor geachte of beste? Voor je of u? Tegenwoordig kiezen veel bedrijven ervoor om de klant met je aan te spreken om afstand te overbruggen en naast de klant te staan als gelijke. Bedenk wel dat dit grote gevolgen kan hebben, want je zult dit consequent door moeten voeren, óók in betalingsherinneringen en aanmaningen.  Niets zo irritant als een brief waarin je en u doorelkaar worden gebruikt. Het staat niet alleen slordig, maar het komt ook ongeïnteresseerd en onbetrouwbaar over. Immers, als je in je brief al met de pet ernaar smijt, hoe ga je dan met mijn zaken om?

Beslis je om de klant met je aan te spreken? Zorg er dan ook voor dat je alle voornamen hebt! En op een correcte manier kunt inzetten. Een brief de begint met Beste Mommertz komt ronduit onbeschoft over. Dan schiet je niet alleen je doel voorbij, maar gaan hier gelijk de hakken in het zand en wordt je geesteskind linea recta naar het ronde archief bevorderd.

De tone of voice bestaat natuurlijk niet alleen uit een keuze tussen je of u als aanspreekvorm. Veel bedrijven houden er hele woordenlijsten op na van woorden die ze wel of niet willen gebruiken. Belangrijk is dat je goed nadenkt over welke relatie je met de klant hebt/wilt en dat al je communicatie uitingen daarvan een weerspiegeling zijn.

7. Kill your darlings

Een oude en wijze les uit de journalistiek: loop je tekst nog eens goed door op stopwoordjes en herhalingen. Sta even goed stil bij die prachtige vindingrijke zin die je hebt geformuleerd. Meestal voegt het namelijk niets toe. Weg ermee!

8. Kort maar krachtig

Hou je tekst kort maar krachtig. Met de grote hoeveelheden tekst die we tegenwoordig voor onze kiezen krijgen, is het concentratievermogen meestal beperkt. Dan is het behoorlijk irritant wanneer een verhaal maar niet to-the-point komt. Wil je aandacht vasthouden en informatie overbrengen? Pers dan de overbodige lucht eruit. Tenzij je een roman schrijft natuurlijk.

Nicole Mommertz is communicatieadviseur Marcom, Klantcom & Social Media

Lees ook:

1. 4 tips! Vergroot gratis je zichtbaarheid op Facebook

2. Retoriek Politiek: de verkiezingen zijn begonnen!

3. Wat werkt beter? Pre-suasion of Story?