De klant is geen koning meer, maar keizer! Ieder zichzelf respecterend bedrijf is daar ondertussen wel van doordrongen. Dankzij social media groeit de invloed van klanten nog steeds. Een enkel negatief bericht dat gaat rondzingen op internet kan heel veel geld kosten. Niet alleen omzet, maar ook bijvoorbeeld de investering in een marketingcampagne die op niets uitloopt. Dus wordt alles uit de kast getrokken om de klantbeleving te optimaliseren en van klanten ambassadeurs te maken. Helaas vergeten de meeste bedrijven om datzelfde beleid toe te passen op sollicitanten.

Waarom is die sollicitant zo belangrijk?

De sollicitant ként het bedrijf! Wil hij een kans maken, dan is dat niet meer alleen een kwestie van de juiste kennis en ervaring. De sollicitant moet zich echt in het bedrijf verdiepen. Hij bestudeert de website en social media om beeld te krijgen van de bedrijfsactiviteiten, doelstellingen en de bedrijfscultuur. De motivatiebrief met cv moet eruit springen en duidelijk meerwaarde voor het bedrijf laten zien. Dat kost allemaal behoorlijk wat tijd en moeite. De sollicitant wil gráág bij jouw bedrijf werken! Hij kan zich herkennen in jouw business en wil daar graag aan bijdragen. Na al dat gebuffel verstuurt de sollicitant de sollicitatie en zit te popelen om die uitnodiging te ontvangen…. Het is een fan!

En dan? Niets!

Veel bedrijven nemen niet de moeite om een ontvangstbevestiging te sturen. Doen ze dat wel, dan is het meestal zo’n twaalf-in-een-dozijn-standaard-mail waar het desinteresse vanaf druipt. Eindeffect is dat je die fan niet alleen kwijtraakt, maar omzet in een hater. Deze enthousiaste klant ben je dan ook definitief kwijt. Zonde! Helemaal als je er alles aan doet om je Net Promotor Score (NPS) te verbeteren! Het kost je niet alleen klanten, maar ook geld!

Onnodig ook, want het kan anders. Hoe?

Maak van je ontvangstbevestiging een welkomstbrief

Stuur je geen ontvangstbevestiging dan geef je daarmee aan dat het je helemaal niets boeit dat iemand oprechte interesse heeft in jouw bedrijf. Een ontvangstbevestiging is dan ook een absolute MUST! En dan niet zo’n standaardbevestiging in de trant van “200 anderen met jou”. Nee. Wil je het goed doen, stuur dan een persoonlijk bericht terug waarin je laat blijken dat je blij bent met de interesse in je bedrijf! Maak er een welkomstbrief van.

“Wat leuk dat je interesse hebt in [bedrijfsnaam] en bij ons wil komen werken! We zijn op dit moment nog druk bezig met het lezen van alle reacties. We denken dat we over twee weken een keus hebben kunnen maken voor de mensen die we graag willen uitnodigen. Om je nu alvast te bedanken voor je interesse, sturen we een leuke attentie mee. Je hoort zo snel mogelijk van ons.“

Die attentie kan een klein proefmonstertje zijn of bijvoorbeeld een leuke korting, zoals je dat ook aan klanten aanbiedt. Het hoeft natuurlijk niet, maar het zorgt er wel voor dat de sollicitant zich echt gewaardeerd voelt voor de moeite die hij of zij genomen heeft bij het schrijven van de brief.

Geef altijd – ALTIJD – een goede afwijsreden

Een afwijzing is natuurlijk nooit echt leuk. Maar niets is zo dodelijk demotiverend als een standaardafwijzing. Zo’n mail die je eigenlijk meteen kunt deleten omdat er niets waardevols in staat. Of omdat er iets in staat waarin de sollicitant zich helemaal niet kan herkennen. Met zo’n bericht laat je weten dat je de sollicitant van tafel veegt omdat je voorzien bent. Je geeft je fan daarmee een schop na. Een gemiste kans!

Als je alle sollicitatiebrieven serieus hebt bekeken, dan weet je precies waarom je de een wel uitnodigt en de ander niet. Dan is het niet zo heel moeilijk om die motivatie in één à twee zinnetjes even toe te voegen aan de afwijsbrief. Of?

Met een oprechte en duidelijke afwijsreden laat je de sollicitant zien dat je daadwerkelijk serieus naar zijn/haar sollicitatie hebt gekeken. Net zo serieus als de sollicitant zich in jouw bedrijf heeft verdiept. Goed, het is niets geworden, maar de sollicitant kan met de informatie aan de slag. Je geeft iets waardevols terug. De moeite wordt zo toch soort van beloond.

Standaardiseren van afwijsredenen

Misschien denk je nu: dat is niet te doen bij 200 sollicitanten! Jawel. Je kunt veel voorkomende afwijsredenen namelijk ook standaardiseren. De mogelijke afwijsredenen zijn vaak bekend (met uitzonderingen). Het is niet zo moeilijk. Bijvoorbeeld

“Helaas stonden er wat taal- en tikfouten in je motivatiebrief [en/of cv]. Voor deze functie zijn we echt op zoek naar iemand die [het Nederlands tot in de puntjes beheerst/ heel nauwkeurig de puntjes op de i zet]. We hebben daardoor niet het gevoel dat jij in deze functie tot je recht komt.

Natuurlijk begrijpen we dat dit een teleurstelling is, maar we hopen dat deze informatie je verder helpt. Graag willen we je hartelijk bedanken voor je interesse in [bedrijfsnaam] en de moeite die je genomen hebt. Om je teleurstelling te verzachten sturen we je een kortingsbon mee.

We wensen je veel succes bij het vinden van een nieuwe baan.”

Dat klinkt toch even anders dan de standaardafwijzing van “onze keus is niet op jou gevallen omdat jouw kennis en ervaring minder goed aansluit”. En zo’n kortingsbon? Ach, kost dat nou echt zoveel geld? Een sollicitant is een fan! Wat je voor je klanten doet, moet je voor je sollicitanten zeker niet nalaten!

Bewaar cv’s en bespaar geld!

Sollicitatieprocedures zijn niet goedkoop. Als je alles bij elkaar optelt, kom je al snel op een klein jaarsalaris. Dat geld kun je besparen door de cv’s van afgewezen sollicitanten te bewaren. Zeker als bepaalde vacatures regelmatig voorkomen. Je moet natuurlijk wel even aan de sollicitant vragen of dat mag.  En dat kan meteen in de afwijzing. Ook dat is een manier om een afgewezen sollicitant met een positief gevoel achter te laten. Het is nu niet gelukt, maar misschien lukt het in de toekomst toch nog!

Dat kost allemaal teveel tijd?

Wil je met je sollicitatiebeleid aan de slag, maar ben je bang dat het je teveel tijd kost? Laat mij je dan helpen! Bedenk dat je vreselijk veel geld investeert in het opbouwen van een klantbestand en het tevreden houden van die klanten. Een sollicitant is niet alleen een potentiële klant maar ook een fan! Iemand die graag voor jou mond-tot-mond reclame maakt als je hem of haar betrokken houdt. Ik help graag bij het uitstippelen van een klantvriendelijk sollicitatiebeleid. Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact met me op.


Nicole Mommertz is communicatieadviseur Marcom, Klantcom & Social Media

Foto door Tom Steen van Andshootfoto

Lees ook:

1. U of je? Sta je naast je klant of schep je een onoverbrugbare afstand?

2. Vrouwenmarketing: Go of No?

3. Waardevolle marketinglessen van een Syrische vluchteling